Help! E-mailloze vrijdag komt eraan

[ik_fb_like_button url=”http://www.bartvandenbroucke.be/help-e-mailloze-vrijdag-komt-eraan/” height=”10″ colorscheme=”light”]Komende vrijdag, 29/11, is het e-mailloze vrijdag. Na het lezen van de vorige bijdragen zijn jullie er ongetwijfeld van overtuigd geraakt dat mail een medium is waar omzichtig moet mee omgesprongen worden. Met zoveel woorden heb ik dat eigenlijk nog niet gezegd, maar goede verstaanders zoals jullie hebben uiteraard maar een half woord nodig.

E-mailloze vrijdag dus, een soort digitale vasten, maar dan voor 1 dag. Piece of cake, of toch niet? Ik vind alvast van niet. Het kriebelt al in mijn buik als ik er aan denk en het is geen Bellewaerde-kriebel. Normaal en toch ook weer niet. Het vraagt naar actie, wafkickant zo afhankelijk willen we toch niet zijn, niet?

IK DOE MEE. EN IK SCHREEUW HET UIT! JIJ TOCH OOK?

Nou ja, alles staat of valt met een autoresponder. Een autowat? Een autoresponder, een automatisch bericht naar elkeen die jou die dag mailt. Je kent ze wel in de trant van ‘ik ben er deze week niet, ben op vakantie’. Compleet zotgedraaide mailverslaafden durven al eens stellen ‘ik ben er het komende uur niet, ik beantwoord uw vragen daarna’, maar zo zijn wij niet. Meedoen aan e-mailloze vrijdag zonder autoresponder heeft geen zin. Je ontkent je probleem nog tegenover de buitenwereld en je bent nog niet klaar voor mailtherapie, je bent een soort van hopeloos geval dus.

Het instellen van een autoresponder is niet zo moeilijk. Zoek maar eens in Google op autoresponder in combinatie met de maildienst waar je mee werkt. Let wel : de autoresponder moet je instellen op je webmail, want je mailtoepassing zelf, die ga je niet openen hé vrijdag!  In de meeste toepassingen, kan je dat nu al doen hoor. Je hoeft echt niet op te blijven tot 23.59 uur op donderdag. Een voorbeeld van zo’n tekstje vind je onderaan deze blog.

En eens dat autobeest ingesteld, hoe overleef je dan je e-mailloze vrijdag?

1/ Je overleeft hem volgens mij niet, als je niet eerst even met je baas hebt afgestemd. Zeg niet dat ik het niet gezegd heb! Ben je medewerker van CVO Roeselare? Geen probleem, je baas doet zelf mee!

telefoon2/ Pak de telefoon : tot voor kort was dat een wonderbaarlijke uitvinding, je kan praten met iemand en meteen uitsluitsel krijgen over wat je wil weten. Wie heeft die stap achteruit genaamd MAIL eigenlijk uitgevonden?

3/ Verzend je mail uitgesteld : Foei, wat een stout idee, maar het kan. Vooral handig ook als je de indruk wil geven dat je tot ’s avonds laat werkt! Effe googlen.

4/ Neem een vrij(e)dag, je hebt het verdiend met alle stappen richting slimmer werken die je de afgelopen weken hebt gezet!

5/ Ga  joggen, of zo, maar fret vooral je kas niet op! Bij mij wordt het ongetwijfeld zwemmen op de middag.

fb_like

6/ Spreek eens af over de middag met een collega, je weet wel, die persoon die je kent van de mail.

7/ Haal je facebook-account van onder het stof en zet er iets op zodat ik ook iets nuttigs te doen heb die dag.

8/ Werk eens aan iets wat je alsmaar uitstelt omdat je constant op de mail zit

9/ Blijf toch weg van die smartphone en tablet!

10/ Chocolade als het echt niet lukt. Maar enkel als het echt niet lukt!

NEEM DE HANDSCHOEN OP EN DOORBREEK JE PATRONEN!

En wat na e-mailloze vrijdag? Probeer te leven volgens de 10 geboden u aangeboden door deze website.

Succes en meer tips absoluut welkom zoals gewoonlijk.

— voorbeeld autoresponder —

Beste

Vandaag, vrijdag, is het e-mailloze vrijdag. Uw berichtje is wel degelijk aangekomen, zal met de grootste zorg behandeld worden … maar niet vandaag …

Voor dringende zaken belt u gewoon even. Makkelijk toch?

Meer info:  http://www.bartvandenbroucke.be/help-e-mailloze-vrijdag-komt-eraan/ 

Vanuit de digitale leegte

Bart Vandenbroucke

— einde voorbeeld —

Veel sterkte!

[ik_fb_like_button url=”http://www.bartvandenbroucke.be/veel-sterkte/” height=”10″ colorscheme=”light”]dag fans!

timeoutIk het gevoel dat het tijd is voor een time-out. Niets nieuws, even stilstaan, achteruitkijken waar we vandaan komen en nadenken over waar we verder naartoe willen, maw tijd voor zelfreflectie (het meest onderschatte talent van de 21ste eeuw).

Je hebt trouw elke tip gelezen en actie ondernomen. Alleen herval je hier en daar al snel in die oude slechte gewoonten. Die inbox is plots niet meer zo leeg (het is effe heel druk geweest), die copy.com staat geïnstalleerd, maar je wil eerst nog je mappensysteem op orde zetten (denk je dat de Amerikaanse inlichtingendiensten je een sloddervos gaan vinden misschien?) of nee, je hebt gewoon nog geen tijd gehad om alles deftig te bekijken, echt dringend is dat slimme werken toch niet? Je doet het nu al zo lang op die manier.

Nog meer van die smoezen? Klik maar eens door naar deze link over 10 smoezen van mensen die hun zaakjes niet op orde hebben!  Leuk gevonden, met een vette knipoog uiteraard.

Geen paniek na het lezen van dat artikel! Je bent volstrekt normaal! De meeste gewoontes leer je maar na 6 weken tot zelfs 6 maanden. Even op de tanden bijten dus. Je komt er wel.

Geen nieuwe tips voor jou vandaag, zo krijg je de kans om de vorige bijdragen nog eens rustig na te lezen (en je mailbox leeg te houden) en het geeft mij de kans om wat vragen te beantwoorden die binnengelopen zijn.

Vertrouw je echt alleen op de cloud? Nee, 1 keer per jaar een backup naar een externe harde schijf of andere computer blijft een goed idee. Belangrijke documenten kan je als je twijfelt ook naar twee cloud-diensten tegelijkertijd synchroniseren. Echt waar.

Hoe begin ik hier in godsnaam aan? Stap voor stap, te veel gewoontes tegelijkertijd willen veranderen, dat kan zelfs Megamindy niet. Begin gewoon met die backups, of met die mailbox, of met die favorieten en maak er eerst een goede gewoonte van voor je naar het volgende gaat.megamindy

Ben je verplicht om met die drie mappen te werken voor je mailbox? Tuurlijk niet, mijn systeem is zelf gebaseerd op een voorstel met vier mappen. Zoek iets dat werkt, en ‘stick to the plan’!

Ik werk met dropbox en heb geen nood aan extra ruimte. Zou ik overschakelen naar copy.com? Nee hoor, leer iets anders aan dat nuttiger is.

Kan er echt geen gouden tip vanaf in dit artikel? Ja, ja, ’t is al goed. Hier komt ie : als je een pagina wil terugkeren in een browser, dan kan je op de knop vorige drukken (vorige), maar wist je dat als je op die knop blijft drukken, je dan grotere sprongen terug kan maken? Probeer maar eens. Handig toch?
En nu we toch bezig zijn, mag je van mij 1 slechte gewoonte opnieuw invoeren. De knop ‘startpagina’ is verdwenen in Chrome. Je kan die makkelijk terugzetten via de instellingen (knop homeknop en dan ‘Instellingen’  en zet het vinkje ‘knop startpagina tonen’ maar aan). Dan krijg je dit wonderbaarlijke icoontje terug : homeknop3 . Nog bijna schoner dan een lege inbox, niet? 🙂

 

Want een browser kan meer dan Googlen alleen

[ik_fb_like_button url=”http://www.bartvandenbroucke.be/want-een-browser-kan-meer-dan-googlen-alleen/” height=”10″ colorscheme=”light”]Even vooraf : de bedoeling van mijn blog is jullie te inspireren en uit te dagen om een slimme kenniswerker te worden, je krijgt veel aangereikt maar je moet zelf verder stappen ondernemen om je te vervolmaken, ongetwijfeld ken je iemand die je technisch op weg wil helpen (of een CVO 😉 ), mijn ambitie is dus niet om jullie via stappenplannen tot in detail vooruit te helpen, mijn manier van werken is ook niet heiligmakend, het is een manier van werken die ik me na veel bijschaven heb eigen gemaakt en ik hoop van harte door deze op papier (sec) te zetten, zelf ook weer bij te leren … dit gezegd zijnde, zet je schrap voor de volgende reeks tips …

Beste aanhoorders, vandaag neem ik jullie mee op avontuur in de wondere wereld van de browser.

chrome_logoHuh, browser? Een browser is een programma waarmee je kan surfen. Zoals daar zijn Internet Explorer, Firefox of Chrome. De meeste mensen gebruiken een browser om naar Google te surfen en that’s it.  In het beste geval is dat meteen ook de startpagina van de browser, in het slechtste geval wordt het elke keer opnieuw ingetikt. Jammer, want de moderne browser kent veel meer mogelijkheden dan dat. Je kan heel wat routinetaken uitbesteden aan de browser en dat kan je tijdsbesteding een enorme boost geven. Zoals gewoonlijk kost het even wat moeite om alles proper in te richten, maar dat geldt voor de inrichting van je woonkamer ook en dat stelt niemand ter discussie.

Zelf heb ik heel lang met Firefox gewerkt, maar ben sinds kort overgeschakeld naar Google Chrome (klik hier).

Laten we beginnen met een makkie, nl. stel een startpagina in. Dat is de pagina die geopend wordt wanneer je de browser start alsook wanneer je de knop ‘startpagina’ aanklikt (voor zover je die nog hebt). Het is een open deur intrappen natuurlijk om hier de pagina te kiezen waarmee je meestal je internetavontuur start, vb. Google, Facebook of je webmail.

Gouden tip : Werk je met de nieuwste versie van Chrome, dan is de URL-balk meteen ook je Google-zoekbalk. Maw zoeken doe je via de balk bovenaan. Handig hé! (maar wel een gewoonte die je even moet aanleren)

google_chrome

 

Gouden tip : Als je als URL intikt “chrome://settings” kan je chrome leren wat je als startpagina wil.

En dan begint het echte werk, het beheer van favorieten. Tuurlijk heeft iedereen daar al over gehoord, ongetwijfeld zelfs een bijscholing over gevolgd zo’n 10 jaar geleden, maar nooit echt helemaal de tijd gevonden om dat eens deftig uit te werken. Geen tijd? Foei! Wat met al die tijd die je al verloren hebt door het niet te doen? Juist, hier ontdek je de ware kracht van Getting Things Done! Stel niet uit tot morgen waar je vanaf vandaag tijd mee kan winnen (door even wat tijd te investeren). Ongetwijfeld kan je vlot een tiental sites bedenken waar je regelmatig naar toe surft. Zijn ze met één klik bereikbaar in je browser?  En die vele andere interessante sites waar je af en toe eens naar toe gaat. Zijn die vlot toegankelijk in je browser of vloek je telkens weer omdat je niet meer goed weet hoe je er weer aan geraakt bent?

Gouden tip : elke moderne browser laat toe om een 10 tot 15-tal sites vlot toegankelijk te maken via een bladwijzerbalk onder de URL-balk. Maak er gebruik van, geloof me vrij, je spaart er heel wat tijd door.
[wedden dat jullie aandacht nu even verslapt omdat jullie vooral geïnteresseerd zijn in mijn favoriete sites en mijn openstaande tabbladen?]

bladwijzerbalk

Zie je de bladwijzerbalk niet? Klik Ctrl + Shift + B. Bladwijzers toevoegen aan de balk doe je door het pictogram net voor de link naar de bladwijzerbalk te slepen en daar los te laten. Vervolgens met de rechtermuistoets bewerken en een korte naam geven. Anders krijg je er geen 10 naast elkaar!

De browser kan je dan verder eindeloos uitbreiden met extensies. Dat zijn een soort apps, kleine programmaatjes die het gebruiksgemak verder verhogen. Door het feit dat je zelf kan kiezen welke je installeert, werkt een moderne browser heel wat sneller dan vroeger. Wil je hem weer trager krijgen? Installeer dan zo veel mogelijk apps die je niet gaat gebruiken 😉

Extensies voor Chrome vind je hier terug.

Welke extensies raad ik standaard aan?

  • Xmarks : dit programma synchroniseert je favorieten naar de cloud over alle browserversies heen (meer info hier)
  • Lastpass : dit programma beheert al je paswoorden (meer info hier)
  • Adblock Plus : schakelt reclame uit (maar vertraagt de browser wel heb ik de indruk, kiezen tussen de pest en de cholera dus, meer info hier)

Daarnaast heb ik de Evernote Web clipper en Clearly extensie, maar daarover in een volgende bijdrage meer.

Gouden tip :  Wil je weten welke extensies je zelf hebt staan? Tik dan “chrome://extensions” in de URL-balk.

extensies

En omdat zekerheden belangrijk zijn. Weet dat mijn tenen gaan krullen, als ik jou vanaf heden vraag even een website te voorschijn te halen die je dagelijks gebruikt en ik betrap je op de omweg via Google!

Succes ermee en laat maar horen waar je nog mee worstelt!

PS: Gevorderde gebruikers kunnen zelfs een volledige startpagina ontwikkelen in chrome en deze door in te loggen op chrome overal mee naartoe nemen (samen met de favorieten).

PS2: Ik gebruik Internet Explorer wel nog voor mijn bankprogramma en nog een aantal andere toepassingen die in Chrome niet lukken. Er bestaat een Chrome-extensie om zelfs dit op te lossen (klik hier), maar dat is me een stapje te ver.

De cloud, uw backup butler

crashy

[ik_fb_like_button url=”http://www.bartvandenbroucke.be/de-cloud-uw-backup-butler/” height=”10″ colorscheme=”light”]

Af en toe hoor ik nog wel eens iemand die na een PC-crash alles kwijt is. Met de hedendaagse mogelijkheden die dropbox en aanverwanten bieden in combinatie met een breedbandverbinding wordt dit zo goed als onmogelijk, tenzij je natuurlijk kickt op de net-niet-op-tijd-uitgevoerde-backup-adrenaline. Dan ben je een hopeloos geval. Lees vooral niet verder.

Wat is er dan zo interessant aan die cloudtoepassingen? Los van het feit dat je bestanden over verschillende toestellen heen kan synchroniseren zonder moeite bedoel je? Wel, ze nemen constant backups van je bestanden, je hoeft daar dus nooit meer zelf aan te denken. Dromen we daar niet allemaal van?

Geen zin om tot het einde te lezen? De conclusie is dat copy.com de rijzende ster in cloudland is. Installeren die handel. Via onderstaande link start je met maar liefst 20GB (en je maakt er mij ook wat GB-rijker mee – een kleine moeite voor uw gastheer toch?)! Wil je helemaal safe spelen of ben je een meerwaardezoeker, combineer copy.com dan met Skydrive, Dropbox of Sugarsync. Vooral Skydrive biedt wat extra troeven!

Starten met copy.com : klik hier.

De vraag is natuurlijk welke cloudtoepassing meest geschikt is voor welke doeleinden.

Zelf heb ik er aantal, in het ideale geval heb je er maar een nodig, maar dan zal je wel in de buidel moeten tasten. De meeste gratis diensten bieden niet genoeg ruimte voor al je documenten, of wat had je gedacht?

dropboxDe allereerste cloudtoepassing die op mijn computer terechtkwam was Dropbox. Wat een openbaring! De eenvoud zelve en o zo performant. Nog steeds eigenlijk, alleen is dropbox zo stilletjesaan voorbij gestoken door andere diensten die de zwaktes van Dropbox tot sterkte gemaakt hebben.

Wat is er dan zo ‘vervelend’ aan dropbox (voor zover je een gegeven paard in de mond mag kijken)?

1/ het gebrek aan ruimte :  2 Gb is echt wel weinig, weliswaar uit te breiden tot 16 Gb, maar daar moet je dan wel heel wat andere mensen voor lastig vallen! Zelf heb ik momenteel 4,75 Gb aan dropboxruimte

2/ het feit dat al je bestanden in de dropboxmap moeten staan : SugarSync en Copy.com lossen dat properder op.

Omwille van dat laatste nadeel heb ik al een aantal jaren SugarSync geïnstalleerd. Het grote verschil met Dropbox is dat je op een heel eenvoudige manier kan kiezen welke mappen je in de cloud wil synchroniseren. Een absolute meerwaarde voor mensen die graag zelf kiezen hoe ze hun harde schijf indelen.

Sinds kort werk ik met Windows 8(.1). Het moet gezegd, ik vind het een heel fijne en intuïtieve manier van werken. Bizar trouwens dat softwareontwikkelaars de laatste jaren extra moeite doen om software te ontwikkelen die minder kan dan vroeger, maar daar boom ik later wel eens op door. Het zal te maken hebben met onze drang naar eenvoud zeker?

skydriveSkydrive is onlosmakelijk verbonden met Windows 8.1 net als de Microsoft Account. Eens je daarover bent, krijg je enorm veel extra functionaliteit waaronder de Skydrive-opslag. 7 Gb om precies te zijn. Wat er zo speciaal aan is? De Office app! Je kan vanop gelijk welke PC je documenten in de cloud bewerken en bewaren net alsof je op je thuis PC zit. De Office App ziet er uit als de volledige versie van Office 2013, maar heeft niet alle mogelijkheden van zijn grote broer. Who cares? De meesten mensen gebruiken maar een fractie van die mogelijkheden toch?

Met die net geen 5 Gb bij Dropbox, in combinatie met 5Gb van SugarSync en 7Gb van Skydrive, rest mij nog 1 probleem, nl. die 40 Gb aan foto’s uit de afgelopen 10 jaar.

Daar bestaan verschillende mogelijkheden voor. Naar eigen godsvrucht en vermogen te destilleren uit onderstaand lijstje.

1/ externe USB-schijf of DVD-recorder : zo jaren 2000 is dat!

2/ Een van de gratis abonnementen uitbreiden met betalende diensten. Bij Skydrive betaal je slechts 19 euro/jaar voor 50Gb extra.

3/ Verder op zoek naar andere gratis abonnementen om het aantal GB’s uit te breiden.

flickrTer wille van uw gratis plezier ben ik mogelijkheid 3 wat verder gaan exploreren. GoogleDrive biedt 15Gb , Amazon Cloud 5 Gb, en zo zijn er nog heel wat clouddiensten. Maar echt veel zin om nog veel extra gratis diensten te installeren heb ik toch niet meer. Straks moet ik er nog een krachtiger PC voor gaan kopen!  Dan maar even op zoek of er clouddiensten zijn die gespecialiseerd  zijn in fotomateriaal. Picasa is er een van omdat Picasa een product is van Google en dus naadloos samenwerkt met GoogleDrive. Foto’s van maximaal 2048×2048 tellen zelfs niet mee in de gebruikte ruimte, maar dan boet je natuurlijk wel in aan kwaliteit. Een andere grootheid is Flickr, die biedt zo maar even 1TB (1.000 Gb) aan ruimte. In combinatie met PhotoSync een pracht van een alternatief, alleen laat Flickr maar 1 subfolderniveau toe. Doodjammer is dat.

copyEn plots werd mijn aandacht getrokken door Copy.com, een relatief jong dropbox-alternatief dat zo maar eventjes 15Gb startruimte biedt, 20 Gb als je copy.com hebt leren kennen door iemand anders en uitbreidbaar tot wel 100Gb en meer mits je wat moeite doet. 5 Gb extra per keer, daar kan Dropbox een punt aan zuigen! Copy.com biedt ook de mogelijkheid trouwens om mappen te synchroniseren waarvan je de locatie op je PC zelf kiest. Niet zo gebruiksvriendelijk als bij SugarSync, maar toch wel netjes gedaan voor een gratis dienst. Copy.com lijkt bovendien een van de eerste die gedeelde ruimte ook effectief deelt. Je vist wel uit wat ik bedoel 🙂

Ik heb met alle plezier dus nog een vierde clouddienst geïnstalleerd, nl. copy.com. Mede ook omdat de makers van copy.com de kerels van Barracuda zijn. Dat kan tellen als referentie!

De digitale rust is sindsdien nedergedaald …

Weet, beste lezer, dat mijn tenen ook nu weer gaan krullen, als je me nog eens vertelt dat je PC stuk is … en je daardoor alles kwijt bent …

En zoals gewoonlijk, bij voldoende interesse boom ik gerust nog eens verder door op extra mogelijkheden zoals herinstalleren, versiebeheer enz.

PS: En slim werken wil meteen ook zeggen dat je een toepassing als Word leert waar je je documenten bewaart. Via het menu Bestand, Opties, en dan onderdeel ‘Opslaan’ maak je aan Word duidelijk dat hij steeds in je cloudmap moet opslaan en openen. Makkelijk toch?

Een lege inbox … schoon hé!

[ik_fb_like_button url=”http://www.bartvandenbroucke.be/een-lege-inbox-schoon-he/” height=”10″ colorscheme=”light”]
stress_mailDe hedendaagse kenniswerker – en zijn we dat niet allemaal geworden – kan niet meer zonder mail(box). Het is een vergaarbak van informatie en opdrachten die onophoudelijk binnen stromen. Langzaam maar zeker verliezen sommigen het overzicht, en dat is het understatement van het jaar. Mijn hart bloedt als ik zie hoe bij sommige mensen het belang van een bepaalde mail omgekeerd evenredig is met hoe diep diezelfde mail al beneden het leesvenster gezakt is… met andere woorden, uit het oog, uit het hart, case closed, als het dringend wordt, zullen ze wel nog eens mailen.

Toch kan je met enkele eenvoudige ingrepen je mailbox weer onder controle krijgen. Wedden dat je binnenkort weer het dagelijkse gevecht tegen je mailbox met de glimlach winnend afsluit? Als beloning kan je hier en daar zelfs eens een lege inbox aanschouwen. Geloof me vrij, dat is het toppunt van digitale rust!

Een inbox verwerk je. Punt andere lijn.

Tenzij jij natuurlijk iemand bent die dagelijks ook de fysieke post gewoon stapelt en er maar af en toe iets van bekijkt. Lees dan vooral niet verder, je bent een hopeloos geval.

2min

Hoe verwerk je een inbox?
Vanuit de GTD*-filosofie bestaat er daarvoor een wel heel simpel advies, nl. “Pas de 2-minuten regel toe!”.

Alles wat je kan doen binnen de twee minuten, doe dat dan ook. Dat geldt heel specifiek voor mailverkeer. Dat kan dan gaan over de mail beantwoorden, een taak uitvoeren (kort!), lezen en reageren, wissen, archiveren of markeren voor opvolgen …

Probeer zeer consequent te zijn in het toepassen van die 2 minuten-regel. Of overkomt het jou nooit dat je nog vlug even je mail controleert en daar een uur later nog mee bezig bent. Mail houdt je dan van je echte werk, denk daar ook maar eens over na!

Hoe archiveer je mail?

3mappen

Tot voor kort had ik zoals velen onder ons een gans mappensysteem uitgedokterd om snel alles terug te vinden. Het zat zo goed in elkaar dat ik soms niet meer wist in welke map ik wat gestopt had omdat het soms in meerdere mappen kon zitten. Gevolg : ik gebruikte enkel nog het zoekvenster dat snel door alle mails zocht. En dan volgde de logische vraag waarom ik in godsnaam nog al die tijd in dat mappensysteem stopte?

Zelf ben ik dus sinds kort overgestapt naar een mappensysteem met slechts 3 mappen, nl.


Houden
: spreekt voor zich, mails die ik om een of andere reden wil/moet houden

Tijdelijk : mails die ik bijhoud zonder blijvende waarde, heel dikwijls staan daar mails in die gemarkeerd staan als ‘Opvolgen’ en daardoor nog niet kan weggooien

Ooit : Niet dringende zaken voor als ik ooit eens tijd heb, zoals daar zijn artikels, nota’s, …

delete-bigDe rest gooi ik weg! Wablief? Ja, weg! De periode dat ik dacht dat ik elke mail ooit nog wel eens eventueel misschien zou kunnen nodig hebben gehad, ligt gelukkig achter mij. En die 10.000den mails uit het verleden vergaren ondertussen stof. De prullenbak is echter wel mijn vriend … gedurende 6 maanden. Verwijderde mails die ik niet meer nodig heb gedurende die 6 maanden worden definitief gewist.

Vermijd ook om je mailbox te gebruiken als opslagruimte. Mails met paswoordbevestigingen, die gaan bij mij direct naar Evernote. Mails met fotobijlagen, daarvan sla ik de foto’s op op mijn PC (en vervolgens automatisch in de cloud). Hetzelfde voor belangrijke documenten of andere bijlagen.

Sommigen houden ook nog onderstaande mapjes bij :
Actie : voor mails die op een bepaald moment een actie vragen
Wachten op : voor mails waarvoor je zelf wacht op iemand anders

Ik los dat op door mails met actie/wachten op te markeren als ‘Opvolgen’ in Outlook. Outlook heeft immers een zoekmap ‘Voor opvolgen’ die alle mails bevat die opvolging vragen. Ik ga daar een paar keer per week door. Het bevat gemiddeld 20 mails. Ik vermoed dat Gmail en anderen iets gelijkaardigs kunnen.

lege_inbox

De slotsom

Als je bovenstaande adviezen toepast, dan zal je af en toe de vreugde ervaren van een lege inbox. En gebruik die vrijgekomen tijd dan eens om echt aan de slag te gaan! En als ik jou nog eens betrap op een inbox met honderden mails, weet dan dat mijn tenen in alle stilte wel serieus aan het krullen gaan!

PS: Eind deze week het ultieme cloud-overzicht (nou ja) met gerichte adviezen.

 

* GTD = Getting Things Done, een methodiek die er van uitgaat dat alle taken die je te doen hebt, best ergens genoteerd worden, zodat je er niet voortdurend hoeft aan te denken
Meer over GTD op Wikipedia

Op zoek naar digitale rust

[ik_fb_like_button url=”http://www.bartvandenbroucke.be/op-zoek-naar-digitale-rust/” height=”10″ colorscheme=”light”]

digitalIk heb de afgelopen dagen mijn laptop opnieuw geïnstalleerd. Het ding is 5 jaar oud – een eeuwigheid – maar draait sinds enkele dagen nog vlotjes Windows 8,1. Een topprestatie van deze Dell XPS M1330.

Ik heb mezelf voorgenomen om vanaf vandaag PC-onafhankelijk aan de slag te gaan. Huh? In mensentaal, vanaf vandaag speelt het geen rol meer waar ik werk en met welk toestel ik werk, ik heb overal toegang tot mijn mail, documenten en foto’s en kan ze ook op al die locaties bewerken – in de cloud dus die handel! Bovendien hoef ik nooit meer wakker te liggen van een PC-crash, de cloud heeft steeds de meest recente backup van al mijn gegevens.

Is dat dan al mogelijk? JA!

Is het makkelijk? VALT MEE!

Ben je niet bang voor je privacy? NEE, ik denk echt niet dat de NSA geïnteresseerd is in mij.

Wat heb ik daarvoor nodig?

1/ Een mailadres dat IMAP ondersteunt of een Exchange server. Don’t worry, klinkt technisch, maar valt mee zoals eerder gezegd. IMAP of Exchange zorgen ervoor dat gelijk waar je mail leest of beantwoordt, je andere apparaten zich automatisch aanpassen aan de nieuwe situatie. Gratis diensten als Gmail en Outlook.com ondersteunen trouwens IMAP.

2/ Een cloudtoepassing die je gegevens synchroniseert op het web zoals Dropbox, GoogleDrive, Skydrive, …

3/ Tijd en zin om goed na te denken over hoe alles te organiseren (geloof me vrij, dit is het moeilijkste onderdeel, nl. tijd maken om je digitale leven op orde te krijgen)

4/ Een beetje geld als je luiheid zwaarder weegt dan je drang naar efficiëntie, de meeste cloudtoepassingen zijn gratis, maar je webruimte is beperkt

Evernote-LogoDaarnaast kan je nog een aantal andere apps of tools gebruiken die het digitale leven efficiënter inrichten. In mijn geval gaat het over Xmarks (altijd en overal je favoriete sites binnen handbereik), Lastpass (1 wachtwoord voor toegang tot al je andere wachtwoorden) en Evernote (mijn digitale geheugen).

Mijn Outlook (2013) is het vertrekpunt van alles. Daar verzamel ik al mijn mail, agenda en taken.

Mijn werkgerelateerde documenten gaan in de cloud via Skydrive. Wonderbaarlijk is de Office Web App waarmee je die documenten online kan bewerken.

Mijn persoonlijke documenten gaan in de cloud dankzij SugarSync. Interessant is hier dat ik de inhoud van wat ik deel onder meerdere mappen mag staan.

Bestanden delen met de buitenwereld doe ik via Dropbox. Daar blijft Dropbox een kei in!

Dankzij het gebruik van deze drie toepassingen blijf ik overal netjes binnen de gratis limieten. Leuker zou zijn dat ik 1 cloudtoepassing heb die me alles netjes gratis aanbiedt, maar dat lijkt me wat utopisch. En eigenlijk ben ik wel bereid te betalen voor diensten die me echt een meerwaarde bieden. Zonder betalende gebruikers immers geen gratis diensten. Denk daar maar eens over na!

Enkel met mijn foto’s worstel ik nog wat. Ik heb 40 Gb aan foto’s verzameld de afgelopen 10 jaar. Flickr biedt me 1 Terrabyte (1,000 Gb). Voor de leek : daar kan je vlotjes meer dan 100,000 foto’s kwijt in zeer goede kwaliteit. De app PhotoSync kan volautomatisch synchroniseren naar Flickr, maar met slechts 1 niveau aan subfolders en dat vind ik vervelend. Een goed alternatief lijkt me Skydrive. Daar kan je voor 19 euro/jaar 50Gb aan webruimte bij huren.

Ik probeer de komende weken al deze zaken wat meer uit te spitten, tenzij natuurlijk geen kat geïnteresseerd is in digitale rust 😉

PS: Artikel geschreven met de Microsoft Word Web App van Skydrive

PS2 : Alle tips, opmerkingen en vragen meer dan welkom!

Zal ik ooit je vriendje zijn?

Inderdaad, beste fan, het heeft een eeuwigheid geduurd vooraleer deel 2 overging in deel 3. Was het blogdecompressie, de roes van het fandom, het 6-weekse bezoek van de doorlichting of de eerste griep in 20 jaar (was die maar virtueel geweest): wie zal het zeggen? Maar niet getreurd na het doorworstelen van alle fanmail en het tot in den treure herhalen aan de goegemeente dat ik er niet mee opgehouden ben, heb ik eindelijk de blogpen weer ter hand genomen en presenteer ik jou met veel trots deel 3 van de weg naar facebook.

“Marjolijn. Zal ik ooit, zal ik ooit, zal ik ooit je vriendje zijn? (door Get Ready)”

De vorige keer kwam je in de dramatische ontknoping van het tweede deel te weten dat de wereld tegen alle verwachtingen in niet aan mijn voeten kwam likken. Integendeel, een bedroevend laag aantal vrienden durfde zich spontaan digitaal aan mij verbinden. Tijd voor plan B dus ofte de ouderwetse ‘wil je mijn vriendje zijn’.

Op wapenstilstandsdag onderneem ik actie waarmee ik mijn genetisch ingebouwde schroom zwaar onrecht aandoe. Ik verstuur zelf 50 vriendschapsverzoeken. Was het niet de paus die in 2002 al wist dat internet het beste en slechtste in de mens naar boven brengt?

En dan bang afwachten. Heb ik nog wel vrienden? Zijn ze vriend genoeg om dat ook wereldkundig te maken? Het moet uit mijn schoolverleden geleden zijn dat ik nog zo heb nagedacht over sociale regels en hun absurditeiten. Godzijdank word ik snel uit mijn lijden verlost. In 1 dag tijd krijg ik er dertig vriendjes bij. En de dagen erop stromen de bevestigingen verder binnen tot rond de 45. En deze bevestigingen leiden tot nieuwe aanvragen van anderen die dan weer nog nieuwere aanvragen met zich meebrengen. Facebook doet wat moet doen: linken leggen. Assertiviteit werkt dus. Gruwelijk.

Ik heb er zo veel zin in gekregen dat ik een paar weken later nog eens zo’n ‘zoek eens 50 vrienden’-actie onderneem. De resultaten lopen verbazend gelijk. 30 bevestigingen in 1 dag, en langzaam maar zeker naar de 45 enkele dagen later.Het heeft wel iets van scalpjes verzamelen. Over de mooiste trofeeën heb ik het nog wel eens met jullie. Blijven volgen dus, wie weet figureer je binnenkort zelf. Je leven is nu toch openbaar …

De volgende keer:
“Nu ik vlotjes de kaap van de 130 vrienden heb overschreden, komt de realiteit keihard op me af. Hoe krijg ik al die informatie verwerkt. Zucht, waaraan ben ik nu weer begonnen?”

De blog volgen kan door  een vriendschapsverzoek te versturen, fan te worden van CVO Roeselare of gewoon regelmatig de CVO-website te checken. Je hoeft dus niet toe te treden tot Facebook om het verhaal verder te volgen. Je vindt alle links bovenaan rechts deze pagina. Vind je deze blog leuk, dan kan je dat goede nieuws verder verspreiden door te klikken op ‘Vind ik leuk’ bovenaan deze pagina.

Ik word beroemd!

In de vorige aflevering ben je te weten gekomen dat ik na een avondje film uiteindelijk mijn facebook-account heb aangemaakt (klik hier). Tijdens de aanmaak bleek dat er mij reeds dertien Bart Vandenbrouckes waren voorgegaan. Ik voel mij al meteen iets minder uniek op deze aardbol. De hamvraag luidt dan ook of er eigenlijk wel iemand zit te wachten op nog een Bart Vandenbroucke met facebook-ambities. De vraag werd nogal snel op digitale wijze beantwoord.

Facebook zat duidelijk te wachten op mij. Facebook kent mij precies beter dan mijn eigen moeder. Mijn vriendenkring ontrolt zich voor mijn ogen alsof Facebook en ik al jaren boezemvrienden zijn. Ik hoef zelfs helemaal niet te vertellen wie ik ben, wat ik doe en waar ik woon. Ik krijg ettelijke suggesties van mogelijke vrienden, een 30 tot 40-tal zitten er knal op.

Over privacy boom ik later nog wel eens door, maar als liefhebber van webtoepassingen kan ik alleen maar mateloos bewonderend toekijken hoe een computer in Oregon mijn leven in kaart brengt. Dat laatste ongetwijfeld met wat hulp van mijn surfgedrag en met informatie die vrienden van mij reeds prijs gegeven hebben.

Om het experiment wat pseudowetenschappelijke waarde te geven, had ik mezelf al voorgenomen om zo passief mogelijk te wachten op wat facebook voor mij verder in petto had. Tien personen zouden mij daar bij helpen. Tien zorgvuldig uitgekozen personen van diverse pluimage. Een elfde zat bij aanmaak in mijn vriendschapsverzoeken (al een paar jaar blijkbaar), drie anderen vonden mij ‘spontaan’ slechts enkele uren na de aanmaak van mijn profiel. Of beter gezegd facebook zorgde ervoor dat ze mij ‘spontaan’ vonden. Deze veertien zouden mij in een mum van tijd wereldberoemd maken en de rest zou geschiedenis worden … dacht ik.

Nadat ik de tien personen zo ver had gekregen om mij een vriendschapsverzoek te sturen (waarvoor dank dames en heren!), bevestigde ik mijn veertien nieuwe beste vrienden gelijktijdig om vervolgens de champagne koud te zetten. We schrijven 1 november 2011. Het resultaat was tien vriendschapsverzoeken de dag erop. Yes, ik word beroemd! De dag daarop liepen er een viertal verzoekjes binnen. Tja, beroemd word je nu ook weer niet op 1 dag. De dagen erop druppelden de vriendschapsverzoeken slechts motregengewijs binnen. op 9/11 valt de bom. Een dag zonder ook maar één vriendschapsverzoek. Deze dag staat staat voortaan in mijn geheugen gegrift als mijn persoonlijke ‘nine eleven’. De teller blijft steken op 36 vrienden. Mijlenver van het wereldwijde gemiddelde van 130 en angstwekkend dicht bij het aantal dat recht heeft op een enkel ticket richting digitale schandpaal. Tijd voor plan B!

De volgende keer:
“Op wapenstilstandsdag onderneem ik actie waarmee ik mijn genetisch ingebouwde schroom zwaar onrecht aandoe. Ik verstuur zelf 50 vriendschapsverzoeken. Was het niet de paus die in 2002 al wist dat internet het beste en slechtste in de mens naar boven brengt?”

De blog volgen kan door  een vriendschapsverzoek te versturen, fan te worden van CVO Roeselare of gewoon regelmatig de CVO-website te checken. Je hoeft dus niet toe te treden tot Facebook om het verhaal verder te volgen. Je vindt alle links bovenaan rechts deze pagina. Vind je deze blog leuk, dan kan je dat goede nieuws verder verspreiden door te klikken op ‘Vind ik leuk’.

De weg naar Facebook

OK, ik geef het toe, ik heb er heel lang over gedaan om toe te treden tot Facebook. Voor iemand die een voorliefde heeft voor webtoepassingen een eeuwigheid zelfs. Zó lang dat ik er misschien beter over zwijg en met rode kaakjes in het hoekje ga zitten. Maar goed, eens de beslissing gevallen, is er geen weg terug. Ik zou op Facebook gaan en ik zou er nog een blog over schrijven ook. Een therapeutische uitweg voor het geval het fout loopt (stel je voor dat ik niet aan het gemiddeld vriendenaantal van 130 geraak) of een lofzang wanneer het aantal vriendschapsverzoeken Lady Gagaiaanse proporties aanneemt.

En ja, als het dan toch zo ver was, moest er natuurlijk weer iets speciaals aan gekoppeld worden. Gewoon is niet goed genoeg. Je gaat toch niet gewoon naar de computer na bijvoorbeeld een toiletbezoek om effe een Facebookprofiel aan te maken, of wel? Nee, de geboorte van een digitaal leven moet arbeid kosten, er moet spanning opgebouwd worden met als ultieme hoogtepunt de aanmaak van het profiel.

Wat voorafging: vrijdag 28 oktober 2011

 

Voor mijn laatste verjaardag kreeg ik dus de DVD van ‘The Social Network’. En het toeval wil dat ik enkele weken later thuiswacht van dienst was. En wat doet een man alleen op vrijdagavond als de kinderen in bed zitten? Juist, DVDtje instoppen, biertje voor de neus en met een kom chips voor de TV gaan ‘fakken’. Eerlijkheidshalve moet ik toegeven dat ik dat eigenlijk nooit doe, maar ik kan toch moeilijk publiek toegeven dat een tas warme chocomelk voorwerp is van mijn wildste dromen.

 

Voor diegenen die willen weten of de film de moeite waard is om te huren, geef ik graag nog even mee dat het best wel onderhoudend was. Ik vind helemaal niet dat Mark Zuckerberg (de man achter Facebook) er zo slecht getypeerd wordt als sommige media beweren. Hoogstens wat wereldvreemd, maar zijn we dat niet allemaal op onze manier. Open vraag.

 

En voor diegenen die willen weten of mijn nieuwe digitale leven en/of Facebook me bevallen, deze blog blijven volgen! Het verhaal zal de komende weken verder ontplooien en uitmonden in een blog over het leven zoals het is in CVO Roeselare. Je krijgt er onder andere het antwoord op de vraag of de wereld zit te wachten op een 14de Bart Vandenbroucke op Facebook…

De volgende keer:

“Facebook zat duidelijk te wachten op mij. Facebook kent mij precies beter dan mijn eigen moeder. Mijn vriendenkring ontrolt zich voor mijn ogen alsof Facebook en ik al jaren boezemvrienden zijn. Ik hoef zelfs helemaal niet te vertellen wie ik ben, wat ik doe en waar ik woon.”

De blog volgen kan door een vriendschapsverzoek te versturen, fan te worden van CVO Roeselare of gewoon regelmatig de CVO-website te checken. Je hoeft dus niet toe te treden tot Facebook om het verhaal verder te volgen. Je vindt alle links bovenaan rechts deze pagina. Vind je deze blog leuk, dan kan je dat goede nieuws verder verspreiden door te klikken op ‘Vind ik leuk’.